Şirketlerde düzgün iletişim

Yetkilendirme, sorumluluk bilinci olan her yöneticinin, gücünü astlarıyla paylaşması demektir. Paylaşılan güç, tıpkı bilgi veya mutluluk gibi, azalmaz çoğalır. Akıllı yöneticiye verilecek öğüt şudur: "Bırak, adamların kendi işlerinde seni geçsinler." Bilgiç yöneticiye ise şöyle seslenmek gerekiyor herhalde: "Adamlarına, iş nasıl yapılırmış, gösteredur!"

Geçen haftaki yazımın başlığı Aristo''dan alınmaydı: Bilgeler gibi düşünün, halk gibi konuşun. Buna adam olma sanatı diyebiliriz. Tabiatın ve toplumun karmaşık yapısını kavrayabilmek için, alimâne bir çaba içinde olmak gerekir. Ama kavranan ''gerçeği'' insanlara aktarmaya sıra geldi mi, onların anlayacağı dilden konuşmak zorunludur. Dil adeta mesajın kendisidir. Uygun dili bulamadığınız vakit, mesajınız sizde kalır.

Kumarbazın yatırımı

NLP (Nöro-Linguistik Programlama) uzmanı Dr. Harry Alder''a göre, sağlıklı iletişim için kendimize şu soruları sormalıyız:

1. Ne gerçekleştirmek istiyorum?

2. Çatışan sonuçlar var mı?

3. Mesajımı iletmenin en iyi yolu nedir?

4. İletmek için en iyi kişi ben miyim?

5. Uyumlu ilişkiyi nasıl gerçekleştirebilir ve sürdürebilirim?

6. Karşımdakiler bunu nasıl algılar?

İletişim uzmanı Diana Booher ise, özellikle şirket ortamında sağlıklı iletişim için "performans" kavramına ağırlık veriyor. "Kumarbaz at yarışına gitti mi, oynayacağı atın geçmişini araştırır. Yatırımcı hangi kağıda oynayacağına, sözkonusu yatırım fonu veya şirketin geçmiş performansına bakarak karar verir. Oy kullanırken keza siyaset adamlarının geçmişlerine bakarız. Sözün kısası, kararımızı etkileyen temel faktör, performanstır. Başarıma dayalı itibar, her şeyden önce gelir."

Paylaş, gücün artsın!

İşi astından daha iyi yapabileceğini kanıtlama peşindeki yönetici hamallıktan kurtulamaz. Bütün maymunları sırtlanır. Adamlarını, onların yapması gereken işlerde geçtiği ölçüde, daha uzun ve ağır çalışmak zorunda kalır.

Gerçek bir yetkilendirme yapıp yapmadığımızı nasıl anlarız?

Yedi maddelik test:

1. Görevlendirme esnasında tecrübeli adamlarınıza ayrıntılı talimatlar veriyor musunuz? (Bazan bu gerekebilir. Fakat eğer rutin böyleyse, işlerinde onlara değil sadece kendinize güveniyorsunuz demektir. Peki, onlarla niçin çalışıyorsunuz?)

2. Adamlarınızın fikir ve önerilerine başvurmadan, onların sorumluluk alanlarındaki problemlerin çözümlerini ortaya koyuyor musunuz? (Adamlarınızı yaya bırakmanın bir yolu, problemlerini sizin çözmenizdir. Buna alıştıklarında, size boyuna sizin çözümlerinizi getirir, yan gelir yatarlar!)

3. Önemli bir işi, asıl yapması gereken adama vermeyip, kendiniz yapmaya kalkar mısınız? (İyi yönetici, adamlarıyla sonuca ulaşır, adamları için değil.)

4. Bir problem veya kriz ortaya çıktığında, kolları sıvayıp işe dalar mısınız? (Etkin amirin görevi ''yapmak'' değil, yönetmek ve denetlemektir. Yapma sorumluluğu başkalarına aittir. Onların işini yaptığınız ölçüde, kendi sorumluluklarınızı ihmal ediyorsunuz demektir.)

5. Alternatif yollar olduğu halde, adamlarınızın hep sizin yöntemlerinizle iş yapmasını mı beklersiniz? ( Esnek olun. Adamlarınız yaratıcılıklarını ortaya çıkarabilsinler.)

6. Maliyet, fiyat, kâr marjı, ciro, üretim ve tasarlanan değişiklikler hakkında adamlarınıza pek bilgi vermez misiniz? (Karanlıkta kalanlar, gün ışığındakiler kadar rahat yürüyemezler.)

7. Adamlarınızın hatalarına karşı müsamahasız mısınız? (Mükemmelliyetçi olmak iyidir. Ama hatalara karşı aşırı hoşgörüsüzlük, adamlarınızın cesaretini kırar, risk üstlenmekten sakınırlar.)

Pürüzsüz iletişim için neler gerekli?

Peki, şirket ortamında pürüzsüz iletişim için neler gerekli? Booher 20 maddelik bir liste sunuyor. İlk maddeyi şerhederek, diğerlerini olduğu gibi arzediyorum. Kendi yorumunuzu kendiniz yapın!

1. Ortak yanlar bulun. (İnsanlar, kendilerine benzeyen insanları severler. Ve ancak sevdiklerine inanır ve güvenirler. Başkalarıyla ortak olan tavırlarınızı, sevgi ve nefretlerinizi, aile bağlarını, deneyimleri, kişisel erdemleri, kariyer, amaç ve değerleri keşfetmeye çalışın; sonra bunları gereği gibi öne çıkarın. Eğer bazı yönlerden onlara benziyorsanız, başka yönlerden de kendilerine benzeyeceğinizi düşünür ve size itimat ederler.)

2. Alaka ve şefkat gösterin.

3. İyi niyetli işbirliği içinde olun.

4. Tutarlı olun.

5. Yeteneğinizi kanıtlayın.

6. Düzgün olun.

7. Bilmediklerinizi kabul edin.

8. Eksiksiz olun.

9. Güncelleşin.

10. Açık seçik olun.

11. Çift anlamlı sözlerden kaçının.

12. Abartıdan sakının.

13. Eleştiri ve itirazları değerlendirin.