e-Fatura kullanıcısı olmayanlar e-İrsaliye uygulamasına geçememektedir. Ayrıca mükellef e-Fatura uygulamasında kullandığı yöntemle aynı yöntemi kullanmak zorundadır. e-İrsaliye üç yöntemle kullanılabilir. GİB Portal kullanıcıları sisteme giriş yaptıktan sonra Araçlar/ Kullanıcı Bilgileri/ e-İrsaliye Kullanmak İstiyorum adımlarını izlemesi gereklidir. Entegrasyon yöntemi kullanıcılarının GİB'e bir dilekçe ve ekinde yer alması gereken test tanım formuyla başvuru yapması gereklidir. Özel entegratör üzerinden e-Fatura kullanacaksanız ve Logo’yu tercih ediyorsanız başvurunuzu iletmeniz yeterlidir. Ayrıca Başkanlığa başvuru yapmanız gerekmez.
e-İrsaliye, sevk irsaliyesini kapsamaktadır. Yani, malın alıcıya teslim edilmek üzere taşınması ve taşıttırılması halinde düzenlenebilir. e-İrsaliye gönderilip alınabilmesi için karşı tarafın e-İrsaliye kullanıcısı olması gereklidir. Bununla birlikte GİB tarafından sisteme tanımlı olmayan alıcıları temsilen "sanal" kullanıcı tanımlanması ve seçilmesi halinde kâğıt çıktısının verilmesi veya elektronik ortamda iletilmesi mümkündür.
Fiili sevk ile fatura düzenlenmesinin aynı tarihte olması durumunda gerekli ibareleri ve sevk bilgileri bulundurularak e-Fatura veya e-Arşiv Fatura’nın kâğıt çıktısının irsaliye olarak kullanılması mümkündür. Bu tür durumlarda tekrar e-İrsaliye kullanılması gerekli değildir. Ancak kağıt fatura çıktılarının irsaliye yerine geçmesi için kaşeli ve imzalı olması gereklidir. Vergi Usul Kanunu 433 seri numaralı tebliği 7.madde gereği faturanın irsaliyeli fatura yerine kullanılabilmesi için malın teslimi anında düzenlenmesi ve “irsaliye yerine geçer” ibaresinin bulunması zorunludur.
Teslim edilen ürünlerin iadesinde tekrar e-İrsaliye düzenlenmesi gereklidir. İade edilecek ürünlerin geriye taşınması için e-İrsaliye’nin taşıma işlemini gerçekleştirecek şirket tarafından düzenlenmesi gereklidir.
Alıcı tarafın, e-İrsaliye’yi kabul etme, reddetme (alıcı, malın fiili sevkinden önce), kısmi kabul etme ve yanıt vermeme hakkı vardır. Alıcı kendisine ulaşan e-İrsaliyeyi, fiili sevk tarihi öncesinde reddedebilir. Sürenin geçmiş olması durumunda irsaliye işlevini yerine getirmiş demektir ve irsaliye artık reddedilemez.
e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı mükellefler tüm sevk irsaliyelerini elektronik ortamda düzenlenmek ve alınan mallar karşılığında düzenlenecek irsaliyeleri e-İrsaliye olarak almak zorundadır. “Elektronik belgelerin kâğıt ortamda düzenlenebileceği haller” 509 Sıra Numaralı VUK Genel Tebliği ile açıklanmıştır.
e-İrsaliye üzerindeki QR Karekod içeriğinde ETTN (Evrensel Tekil Tanımlama Numarası) bilgisi bulunmaktadır.
Geriye dönük tarihli e-İrsaliye oluşturulması mümkün değildir. Fiili sevk zamanının, istisnai haller dışında, düzenleme zamanından önceki bir tarih olması söz konusu değildir.
e-İrsaliye Uygulamasına kayıtlı mükelleflerce gerçekleştirilen işlemlerde e-İrsaliye düzenlenmesi zorunludur. Malın yanında söz konusu e-İrsaliyenin kağıt çıktısı bulundurulacaktır.
e-İrsaliye ile zamandan, maliyetten ve iş gücünden tasarruf edebilirsiniz.
