Kamu kurumlarındaki başlıca zaman hırsızları (2)

Dünkü yazımızda kamu kurumlarındaki zaman hırsızları ve bunu engellemek için başlıca yapılması gerekenleri açıklamıştık. Bugünkü yazımızda da konuya kaldığımız yerden devam edeceğiz.

YÖNETİCİLERİN ZAMAN HIRSIZLARI

Üst ve orta kademe yöneticilerin zamanının niteliği, kurumun performansını doğrudan etkiler. Bir genel müdür veya daire başkanı gününün büyük bölümünü rutin yazışmaları imzalamak, düşük riskli işlemleri onaylamak ve aynı konudaki toplantılara katılmakla geçiriyorsa stratejik yönetim için gereken zaman azalır. Yöneticinin zamanı kıt bir kaynak olduğundan, her kararın aynı seviyede yönetici ilgisi gerektirmediği kabul edilmelidir. Risk düzeyi düşük işlemler standartlaştırılmalı ve mümkün olduğunca alt kademelerde sonuçlandırılmalı; üst yöneticinin zamanı politika, strateji, kriz yönetimi, koordinasyon, personel gelişimi ve yüksek etkili kararlar için korunmalıdır.

Bu kapsamda bürokrasiyi bütünüyle zaman hırsızı olarak görmek hatalıdır. Kamu yönetiminde belirli usullerin bulunması keyfîliği önler ve kamu kaynaklarının korunmasını sağlar. Örneğin bir işlemin uzun olması, onun gereksiz olduğu anlamına gelmez. Aynı şekilde bir işlemin yıllardır yapılıyor olması da onun gerekli olduğunu göstermez. Her prosedür “hangi kamu yararını koruyor?” ve “bu sonucu daha düşük zaman maliyetiyle elde etmek mümkün mü?” sorularıyla test edilmelidir.

KAMU KURUMLARINDA ZAMAN DEĞER ÜRETİR HALE GETİRİLMELİDİR

Kamu yönetiminde zaman hırsızlarıyla mücadelede ilk aşama ölçümdür. Ölçülmeyen zaman maliyetleri çoğu zaman görünmez kalır. Bunun için yıllar önce başlanmış ama sonuçlandırılmamış norm kadro çalışmasına yeniden başlanması oldukça önemlidir.

1. Süreç haritalaması yapılmalıdır: Her önemli kamu hizmeti için işlem adımları çıkarılmalı; hangi adımın hangi amaca hizmet ettiği belirlenmelidir. Aynı sonucu üretmeyen, mükerrer veya tarihsel nedenlerle devam eden adımlar kaldırılmalı ya da birleştirilmelidir.

2. Risk esaslı kontrol kurulmalıdır: Her işlem aynı yoğunlukta denetlenmemelidir. Yüksek riskli işlemlerde güçlü kontrol; düşük riskli işlemlerde standartlaştırılmış ve hızlı süreçler uygulanabilir. Böylece kontrol ile hız arasında daha rasyonel bir denge kurulabilir.

3. Toplantı disiplini getirilmelidir: Her toplantının amacı, konusu, katılımcıları ve beklenen çıktısı önceden belirlenmeli; toplantı sonunda sorumlu kişi ve tarih yazılı hâle getirilmelidir. Bilgi vermek için toplantı yerine kısa dijital bilgilendirme kullanılabilecek durumlar ayrıca değerlendirilmelidir.

4. Yetki devri güçlendirilmelidir: Üst yöneticinin zamanını stratejik işlere ayırabilmesi için rutin ve düşük riskli kararların uygun alt kademelere devredilmesi gerekir. Yetki devri sorumluluğun ortadan kalkması değil, sorumluluğun doğru seviyede kullanılmasını sağlar. Maalesef bu konuda ifrat ve tefrit arasında gidip gelinmektedir.

5. “Mevzuat ve prosedür temizlikleri” düzenli yapılmalıdır: Kamu kurumlarında belirli aralıklarla mevcut prosedürlerin envanteri çıkarılmalı; hangi işlemlerin yasal zorunluluk, hangilerinin kurum içi tercih olduğu ayrıştırılmalıdır. Gereksiz iç düzenlemeler kaldırılmalı, çelişen veya mükerrer prosedürler birleştirilmelidir.

6. Dijitalleşme süreçten başlamalıdır: Önce kötü tasarlanmış süreci dijitalleştirip sonra verimlilik beklemek yerine süreç sadeleştirilmeli, ardından dijital araçlarla otomasyon kurulmalıdır. OECD’de tekrarlayan ve kurala dayalı işlemlerde otomasyon ve yapay zekânın personel zamanını daha yüksek değer üreten politika, yönetim ve doğrudan hizmet faaliyetlerine kaydırabileceği belirtilmektedir.

Kamu kurumlarının performans raporlarında yalnızca harcama oranları veya tamamlanan faaliyet sayıları değil, hizmetlerin sonuçlanma süreleri, vatandaşın bekleme süresi ve işlem adımlarının sayısı da izlenmelidir.

YÖNETİCİLER İÇİN “ZAMAN HIRSIZLARI DENETİM LİSTESİ”

Bir kurumun yıllık personel kapasitesinin ne kadarının doğrudan hizmete ne kadarının toplantıya, raporlamaya, veri girişine, onay süreçlerine ve iç koordinasyona gittiği yaklaşık olarak ölçülebilir. Amaç personelin her dakikasını denetlemek değil, kurumun toplam kapasitesinin nerede tüketildiğini görmektir. Örneğin bir kurumda yüzlerce personelin haftada birkaç saatini gereksiz veya düşük değerli raporlamaya ayırdığı tespit edilirse, küçük görünen bu süreler yıllık toplamda binlerce çalışma saatine dönüşebilir. Dolayısıyla “bir işlem yalnızca on dakika sürüyor” yaklaşımı, işlemin kurum genelinde kaç kez tekrarlandığını gözden kaçırır. Kamu yönetiminde asıl ölçülmesi gereken bireysel işlem süresinden çok, toplam sistem maliyetidir. Bu kapsamda aşağıdaki soruların cevapları oldukça önemlidir.

1- Bu işlem gerçekten mevzuat tarafından zorunlu tutuluyor mu? 2- İşlemin amacı nedir ve bu amaç başka bir işlemle zaten karşılanıyor mu? 3- Aynı bilgi kurum içinde daha önce üretilmiş mi? 4- Aynı bilgi başka bir kamu kurumunda mevcut mu? 5- Bu işlemin kaç onay kademesine ihtiyacı var? 6- Kararı neden daha alt kademedeki yetkili veremiyor? 7- Toplantı gerçekten karar veya koordinasyon üretiyor mu? 8- Bu raporun hazırlanması hangi karara hizmet ediyor? 9- İşlem tamamen dijital olsa bile vatandaş açısından gerçekten kolaylaşıyor mu? 10- İşlem süresinin ne kadarı gerçek çalışma, ne kadarı bekleme? 11- Bu prosedürün kaldırılması hangi riski doğurur? 12- Aynı riski daha düşük zaman maliyetiyle yönetmek mümkün mü? 13- Personelin zamanının ne kadarı doğrudan kamu hizmetine ayrılıyor?

SONUÇ VE ÖNERİLER

Kamu yönetiminde zaman hırsızları, çoğu zaman tek bir kötü uygulamanın değil, yıllar içinde biriken küçük gecikmelerin ve tekrarların toplamıdır. Gereksiz bir toplantı, fazladan bir imza, tekrar istenen bir belge, yeniden hazırlanan bir tablo, başka bir kuruma gönderilen mükerrer yazı veya karar vermeyi geciktiren bir üst yazı tek başına küçük görünebilir. Ancak bunlar binlerce personelin ve milyonlarca vatandaşın işlemlerine yayıldığında kamu hizmetinin kapasitesini doğrudan etkileyen büyük bir maliyete dönüşür. Adalet Bakanlığının üzerinde kafa yorduğu Alo Adalet 135 hattının hizmet etmeye çalıştığı amaçlarından birisi de budur.

Bu nedenle kamu yönetiminde zaman yönetimi, bireysel verimlilik tavsiyelerinin ötesinde bir yönetişim meselesidir. Kamu kurumunun amacı çalışanı daha hızlı koşturmak değil, çalışanın zamanını gereksiz işlemlerden kurtarmaktır.

Sonuç olarak iyi kamu yönetimi yalnızca “doğru işi yapmak” değil, doğru işi doğru zamanda ve gereksiz idarî maliyet yaratmadan yapabilmektir. Devletin zamanını korumak, vatandaşın zamanını korumaktır. Vatandaşın zamanını korumak ise kamu hizmetinin kalitesini, devlete duyulan güveni ve kamu kaynaklarının gerçek anlamda verimli kullanılmasını güçlendiren bir yönetim anlayışının temel unsurlarından biridir.