Türk diplomatik arşivi artık dijital ortamda
04:00, 20/08/2018, Pazartesi
Yeni Şafak
Depolarda eski kutularda bulunan evrak önce temizleme ve ayrıştırma bölümüne geliyor. Orada üzerindeki ataç, zımba ve tozdan temizlendikten sonra sıraya konuluyor ve evrak sayısı tespit ediliyor.
Türk diplomatik arşivi, araştırmacıların hızlı ve güvenli erişimi için dijital elektronik veri tabanına aktarılıyor. Uluslararası standartlarda muhafaza edilen arşiv belgelerinin dijital ortama aktarılması üç aşamada yapılıyor. Temizlenip tarayıcılarla bilgisayara aktarılan belgeler, indeks çalışmaları yapıldıktan sonra içeriklerine göre ayrıştırılıyor.
Türkiye Cumhuriyeti'nin kurucu anlaşma ve belgelerini, bölgeye ve yakın tarihe ışık tutan resmi yazışmalarını barındıran Dışişleri Bakanlığı arşivi, araştırmacıların hızlı, güvenli ve kolay erişimi için dijital elektronik veri tabanına aktarılıyor. Arşivdeki belgelerin dijital ortama geçiş süreci, arşiv binasındaki "proje alanı"nda başlıyor. Buradaki ‘temizleme ve ayrıştırma’ bölümüne getirilen evrak, üzerindeki ataç, zımba ve tozdan temizlendikten sonra sıraya konuluyor ve evrak sayısı tespit ediliyor.
İÇERİĞİNE GÖRE AYRIŞTIRILIYOR
Evrakın fiziki durumu iyiyse endüstriyel tarayıcılara yönlendiriliyor. Ancak evrak çok eski tarihli ya da hırpalanmış ise hassas tarayıcılarda dijital ortama aktarılıyor. Temizlenme ve tarama işlemi tamamlanan evrak, proje alanındaki ikinci durağa, "indeks alanına" fotoğraf halinde gönderiliyor. Buradaki personel ise evrakın nereden gelip nereye gittiğini, tarih ve ilgi bilgilerini, anahtar kelimelerini arşiv sistemine aktarıyor. Sisteme bilgilerinin girilmesinin ardından, evrak üçüncü durakta Dışişleri Bakanlığı personeli tarafından içeriğine göre ayrıştırılıyor.
https://image.piri.net/resim/imagecrop/2018/08/20/12/02/resized_38723-a6734dcfdiplomatik2.jpg
ARAŞTIRMACILARA AÇIK
Daire Başkanı Beste Pehlivan Sun Türk diplomatik arşivinin son derece uygun koşullarda uluslararası standartlarda muhafaza edildiğini söyledi. Dışişleri Arşivi’nin araştırmacılara açık olduğunu söyleyen Sun, “Dijital Arşiv projesiyle bu arşive ulaşımı daha da kolay hale getirmeyi hedefledik. Arşivimizden yararlanmak isteyen araştırmacıların başvurularını alıyoruz, değerlendiriyoruz ve kendilerine mümkün olan tüm yardımı mevzuatımız çerçevesinde gösteriyoruz” dedi.
