Kamu kurumlarındaki başlıca zaman hırsızları (1)

İki bölümden oluşan yazımızda kamu kurumlarındaki zaman hırsızları ve bunu engellemek için başlıca yapılması gerekenleri açıklamaya çalışacağız.

Zaman kamu kurumlarında en kıymetsiz kaynak haline gelmiştir

Kamu yönetiminde zaman, bütçe ve insan kaynağı kadar önemli fakat çoğu zaman yeterince ölçülmeyen bir kamu kaynağıdır. Bir kamu kurumunda personelin, yöneticinin ve vatandaşın gereksiz bekleme, tekrar eden yazışma, lüzumsuz toplantı, mükerrer raporlama, imza ve onay zincirleri, belirsiz görev dağılımları, koordinasyonsuzluk, gereksiz veri girişi ve işlevini kaybetmiş prosedürler nedeniyle kaybettiği süreler toplandığında ortaya yalnızca bireysel bir verimsizlik değil, kurumsal ölçekte ciddi bir kapasite kaybı çıkar.

Zaman hırsızı, burada belirli bir kişi değil; kamu hizmetinin sonucuna anlamlı bir katkı sağlamadan çalışanların veya vatandaşların zamanını tüketen süreç, alışkanlık, örgütsel davranış ya da idarî düzenleme anlamında kullanılmaktadır.

Kamu yönetiminde zaman kaybı yalnızca çalışanların zaman yönetimi problemi değildir. Büyük bölümü örgütsel tasarım, mevzuat, karar alma mekanizmaları, yönetim kültürü ve dijital sistemlerin birbirleriyle uyumsuzluğundan doğan sistemik bir sorundur. Bu nedenle çözüm, personele “daha hızlı çalışın” demekten ziyade zaman kaybı üreten süreçlerin tespit edilmesi, ölçülmesi, kaldırılması veya yeniden tasarlanmasıdır.

Kamu yönetimi tartışmalarında kaynak denildiğinde çoğunlukla para, personel, bina, araç ve teknoloji akla gelir. Oysa bütün bu kaynakları birbirine bağlayan ve kamu hizmetinin üretiminde tüketilen temel unsur zamandır. Bir memurun bir belgeyi hazırlaması, yöneticinin bir dosyayı incelemesi, kurumlar arasında bilgi paylaşılması, vatandaşın bir başvurusunun sonuçlandırılması ve bir kamu politikasının uygulanması belirli bir zaman maliyeti doğurur. Bu maliyetin tamamı kaçınılmaz değildir.

Bir kurumda aynı bilgi üç ayrı birim tarafından yeniden isteniyorsa, bir yazı beş makamın imzasından geçiyor fakat kararın niteliği değişmiyorsa, toplantılar karar üretmek yerine yalnızca önceki toplantıların tekrarını yapıyorsa, aynı veri farklı sistemlere defalarca giriliyorsa veya bir işin hangi birim tarafından yapılacağı açık olmadığı için yazılar birimler arasında dolaşıyorsa burada yalnızca “yoğunluk” yoktur. Kurumsal zaman kaybı vardır.

KAMU YÖNETİMİNDEKİ BAŞLICA ZAMAN HIRSIZLARI

Kamu yönetimindeki başlıca zaman hırsızlarını on başlıkta aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz.

Toplantı kamu yönetiminde vazgeçilmez bir koordinasyon aracıdır; sorun toplantının varlığı değil, amacı ve tasarımıdır. Karar yetkisi olmayan kişilerin yalnızca bilgi almak için çağrıldığı, gündemi belirsiz, hazırlık yapılmadan gerçekleştirilen veya sonunda hiçbir sonuç alınamayan uzun süreli toplantılar kurumsal zamanı tüketir. Bir toplantının maliyeti yalnızca toplantı süresi değildir; toplantıya katılan bütün personelin aynı süre boyunca başka bir iş üretememesidir. Bu nedenle toplantı maliyeti katılımcı sayısı ile birlikte düşünülmelidir.

Kamu kurumlarında aynı verinin farklı formatlarda tekrar tekrar istenmesi önemli bir zaman maliyeti oluşturur. Bir birimin başka bir birimin zaten sahip olduğu bilgiyi yeniden istemesi, aynı göstergenin farklı excel tablolarına aktarılması veya üst makama sunulmak üzere birbirine çok benzeyen raporların hazırlanması, doğrudan kamu hizmetine ayrılabilecek zamanı azaltır.

İmza ve onay mekanizmaları kamu kaynaklarının korunması, hukukî uygunluk ve hesap verebilirlik için gereklidir. Ancak her işlemin aynı yoğunlukta onay mekanizmasına bağlanması, risk ile kontrol arasında orantısızlık yaratabilir. Düşük riskli bir işlem ile yüksek mali risk taşıyan bir işlem aynı sayıda makamın onayına bağlandığında kontrol mekanizması güvence üretmekten çok gecikme üretmeye başlayabilir.

Yönetici bütün kararları kendisi vermek istediğinde kurumun karar kapasitesi tek bir makamın zamanına bağlanır. Basit bir işlemin dahi üst makama sunulması, hem üst yöneticinin stratejik konulara ayıracağı zamanı azaltır hem de alt kademelerin sorumluluk alma kapasitesini zayıflatır. Yetki devri yapılmadığında kurumda görünmez bir “karar kuyruğu” oluşur.

Bir işin sahibi belli değilse iş genellikle herkesin ve hiç kimsenin işi hâline gelir. Dosyalar birimden diğerine gönderilir, “bizim görevimiz değil” yazıları hazırlanır ve karar süreci uzar. Açık görev tanımı yalnızca personel yönetimi aracı değil, aynı zamanda zaman tasarrufu sağlayan bir organizasyon ilkesidir.

Kamu yönetiminde koordinasyon eksikliği ciddi zaman maliyeti doğurabilir. Aynı bilgi farklı kurumlarca yeniden talep edilebilir veya bir kurumun ürettiği veri diğer kurum tarafından kullanılamayabilir.

Yazılılık ilkesi hukuk devleti ve hesap verebilirlik bakımından değerlidir. Ancak aynı bilginin farklı üst yazılar, bilgi notları, e-postalar, tutanaklar ve raporlar hâlinde tekrar üretilmesi, belgeleme ile belge üretme arasındaki farkın kaybolmasına yol açabilir. Buradaki amaç yazılılığı azaltmak değil, aynı amaca hizmet etmeyen mükerrer belgeleri azaltmaktır.

Bir prosedür zamanında belirli bir riski önlemek amacıyla kurulmuş olabilir. Ancak risk ortadan kalktığında veya teknoloji değiştiğinde prosedür aynı şekilde devam ederse kurumun üzerinde tarihsel bir yük hâline gelebilir. Küçük bir araştırmayla dahi gereksiz prosedürler görülecektir.

Bir işlemi kâğıttan bilgisayara aktarmak her zaman bürokrasiyi azaltmaz. Eğer vatandaş aynı bilgiyi beş farklı ekrana giriyor, kurumlar birbirlerinin verilerine erişemiyor veya fiziksel süreç dijital ek adımlarla birlikte devam ediyorsa “dijital bürokrasi” ortaya çıkar. Dolayısıyla dijitalleşmenin ölçütü bilgisayar kullanılması değil, toplam işlem süresinin ve işlem adımlarının azalmasıdır.

Kamu yönetiminde zaman kaybının bir bölümü de açıkça “hayır” diyememekten kaynaklanır. İlgili ilgisiz her konuya fikir beyan etmek veya üzerine vazife olmayan işlere karışmak hem işleri hem de kafaları karıştırır. Bazen hayır demekte hayır olabilir.