Bana 'İyimail' atar mısın?

Yaşasın artık elektronik postalar var,0 işimiz kolaylaştı mı diyorsunuz? Peki şuna ne dersiniz? Danışmanlık firması Al-Ge'nin araştırmasına göre gereksiz elektronik mektuplar için ortalama bir çalışanın her gün 45 dakikası boşa gidiyor. 1000 kişi çalıştıran bir işyerinin yıllık zararı yaklaşık 3 milyon dolar. Eğer tam işinize konsantre olmuşken araya elektronik posta alanlardansanız işinizi bırakın ve gidin mariuhana için. Çünkü eposta ile işimizin arasına giren kesintiler, beynimiz için mariuhuna içmekten daha zararlı! Çözüm elbette epostasız kalmak değil. İyi Mail adıyla geliştirilen elektronik posta yönetim programı gibi çözüm amaçlı yazılımlar, çalışanların zamanı doğru kullanmasını sağlıyor.

Al-Ge'nin Türkiye'deki kurumsal firmalarda yaptığı araştırmalara göre, Türkiye'de ortalama bir şirket çalışanı günde 125 eposta alıyor, 25 eposta gönderiyor. Bir günde sadece elektronik posta göndermeye ve almaya harcanan zaman ise toplam 2,5 saatin üzerinde. Yönetici konumundakiler için bu süre daha da artıyor. Türkiye'de özellikle iletişim sektöründe faaliyet gösteren firmalarda 200'ün çok çok üzerinde eposta alan birçok yönetici bulunuyor. Mesela Turkcell'de bir yöneticinin günde 642 eposta aldığı belirtiliyor. Yurtdışındaki araştırmalar ise bu konuyla ilgili korkunç bilgileri ortaya koyuyor. Çünkü Intel'in yaptığı bir araştırmaya göre, kurum genelinde atılan epostaların yüzde 30'u gereksiz. Özellikle gönderen epostaların 'herkesi yanıtla' ve 'başka kişilere de gönder' seçeneği çok verimsiz kullanılıyor. Her gün 30 gereksiz eposta alan bir yöneticinin zaman kaybı ise günde 45 dakikayı buluyor.

Araştırma sonuçları elbette sadece saat ve elektronik posta sayısıyla sınırlı değil. Her gün gereksiz epostalara harcanan 45 dakikanın bir yılın sonundaki toplamı 183 saate tekabül ediyor. Yani bir yılın tam 183 saati çöpe atılıyor. Çalışmanın saatinin ortalama 15 dolar olduğu kabul edilirse, 1000 kişi çalıştıran bir şirkete bilinçsiz elektronik posta yönetiminin yıllık maliyeti ise tam 2 milyon 745 bin dolar. Ayrıca araştırma sonuçları, her yıl eposta gönderiminin yüzde 13 civarında arttığını ortaya koyuyor. Yani buna göre 2009'da iş gününün yüzde 55'i epostalarla geçecek. Ayrıca yüzlerce elektronik posta arasında boğulan çalışanların yaşadığı stres, dikkat sorunları ve üretkenlik kayıpları da işin cabası…

Hatta HP'nin korkunç bir tespiti daha var: İşleri kesintiye uğrayan yöneticilerin IQ'larında yani zeka seviyelerinde yüzde 10'luk düşüş oluyor! Asıl komik ve ilginç olan gerçek ise şu. Aynı yöneticilere marihuana içirildiğinde IQ'lerindeki düşüş sadece 6 puan! Yani, çalışırken birden bire elektronik posta alan ve işleri kesintiye uğrayan yöneticilerin zihinleri, marihuana içmekten beter oluyor.

Bu kadar kötü haberin ardından size 'İyi' bir haber verelim. Son 4-5 yılda bu konunun önemini farkeden kurumlar, eposta ile iletişim becerilerini geliştirme ve kurum kültürünü değiştirme projeleri uyguluyor. Email Efficiency adıyla yurtdışında son yıllarda yaygınlaşmaya başlayan programları kullanan şirketler arasında Novartis, Capital One, Lucent&Alcatel, DHL, Nestle, ABC TV, Mercedes gibi önemli şirketler de var. Türkiye'de ise ilk defa Turkcell'de uygulanan İyi Mail Kurum Kültürü Projesi adını taşıyan projelerin üç temel amacı var. Eposta sayılarını yüzde 25 oranında düşürmek, daha etkili kullanılmasını sağlamak ve çalışanlara eposta yönetme becerisi kazandırmak. Bunun için önce kurumun eposta haritası çıkarılıyor ve sonra 4Y (yap, yönet, yönlendir, yok et) taktiği devreye sokuluyor.