Arşivler ve yazma eserler bir toplumun, ülkenin her alanda hafızasıdır. Güçlü olan toplumlar ve ülkeler arşiv ve yazma/yazılı eserlerini, kütüphanelerini bir hazine gibi korurlar. Tarihte büyük devletler, imparatorluklar, şavaşlara, yağma ve yangınlara rağmen, kendilerine ait kayıtları muhafazaya çalışmışlardır. O yüzden Babil, Ebla, Asur, Hitit, Frig, Roma dönemlerine ait birçok tablet vs. yazılı kayıtları bulabiliyoruz. Bu tabletler ve yazılı kayıtlar bulundukça tarih günyüzüne çıkarılmaktadır. Aynı şekilde kütüphaneler de oluşturulmuştur. Daha, antik çağlarda hususi binalar tahsis edilmiştir. Büyük kütüphane binaları inşa edilmiştir. İzmir Selçuk’a bağlı Efes antik şehrindeki Celsus Kütüphane binası kalıntısı bunun antik çağdaki önemli bir örneğidir. İyonya döneminde inşâ edilen bu kütüphane binasının halen önemli bir bölümü ayaktadır. MÖ. 3. Yüzyıl'da Ptolemaios hanedanı tarafından Mısır-İskenderiye’de kurulan ünlü İskenderiye kütüphanesi bunun antik çağdaki diğer bir örneğiydi.
İslâm tarihinde de, Bağdat, Şam ve Endülüs başta olmak üzere Maveraunnehr’den Mağrib’e kadar büyük kütüphaneler kurulmuştur. Moğol istilası öncesinde İslâm dünyasında çok büyük kütüphaneler bulunmaktaydı. İslâm dünyası çok zengin bir literatüre sahipti. Sadece, 377/987-88 yılında yazılan İbnu’n-Nedim’in Fihristine bakıldığı takdirde bunu fark edebiliyoruz. (Ebu’l-Ferec Muhammed Bin İshak En-nedim, Kitâbu’l-Fihrist, Tahkik-Ta’lik: Dr. Eymen Fuad Seyyid, Muessestu’l-Furkan, 2009. London-Cairo.) Bugün bile yazma eser kütüphanelerine göz gezdirildiğinde, tarihte ne kadar zengin bir literatüre sahip olunduğu fark edilebilecektir. Son dönemlerde, Harezmşahların payitahtı olan Türkmenistan’daki Köhne Ürgenç’te yapılan kazılarda, muhtemelen Harezmşahlar döneminden kalan kitaplarla dolu olduğu söylenen odalara tesadüf edilmiştir.
Osmanlılar, daha önceki Moğol ve Timur istilaları, haçlı seferleri, savaşlar ve yağmalara ve ardı arkası kesilmeyen yangın facialarına rağmen arşiv ve kütüphaneleri muhafaza konusunda gayret göstermişlerdir. Fatih döneminden başlayarak arşiv, vesaik ve kitaplar için Topkapı Sarayı’ndan başlayarak hususi mekanlar tahsis edilmiştir. Osmanlı zamanında, bu yüzden arşivler hazine gibi görülerek “Hazine-i Evrak” denmiş ve sarayda hususi mekanlar tahsis edilmiştir. Daha sonraki yüzyıllarda İstanbul başta olmak üzere yangın tehdidine karşı kargir kütüphane binaları birbiri ardınca inşa edilmiştir. 17. yüzyılda inşa edilen Divanyolu’ndaki Köprülü Vezir ailesi kütüphanesi bunun bariz bir örneğidir. 18. yüzyılda kurulan, Şehid Alipaşa, Hekimoğlu Ali Paşa, Amcazade Hüseyin Paşa, Nevşehirli Damad İbrahim Paşa; Sultan I. Mahmud’un Topkapı Sarayı’ndan çıkardığı kitaplar için kurduğu, Fatih, Nuruosmaniye ve Ayasofya kütüphaneleri çok değerli yazma eserleri barındıran önemli kütüphanelerdir.
Batı ülkelerinde ise son birkaç yüzyıldır, özellikle yüzyıl, otuz yıl savaşlarından sonra büyük arşiv binaları ve kütüphaneleri oluşturulmuştur. Fransa Paris’te Bibliotheque Nationale, Londra’da British Museum Library, Berlindeki Staats Bibliothek bunların başlıcalarıdır. Ayrıca, Hollanda-Leiden, Almanya- Leibzig, Britanya’da Oxford Library Manuscripts, Roma Vatikan Yazma Eserler Kütüphanesi, Amerikan Kongre Kütüphanesi, ABD’de Princeton University Library dünyanın önde gelen yazma eser barındıran kütüphaneleridir.
Asırlarca, geniş bir coğrafyada hüküm süren bir imparatorluğun, Devlet-i Aliyye’nin arşivi olarak Osmanlı Arşivi, çok büyük bir hafızayı barındırmaktadır. Orta Avrupa’dan, Adriyatik’ten, Basra’ya, Hicaz, Yemen ve Kuzey Afrika’ya uzanan çok geniş bir coğrafyanın birkaç yüzyıllk tarihini barındırması açısından da hayati öneme sahiptir. Tüm bu coğrafyada yer alan ülkeler, etnik dini, vs. topluluklar açısından da aynı derecede ehemmiyeti haizdir. Son iki yüzyılda gerek yangınlar, kötü şartlarda muhafaza ve Cumhuriyet devrinin geçmişi inkar politikasına dayalı bilinçli tahribatına rağmen, defterler ve müteferrik evrak serilerinden oluşan 150 milyonu bulan belgeler çok dev bir koleksiyon oluşturmaktadır.
Asıl itibarıyle Cumhuriyet döneminin başlarından beri arşivlerin korunması ve tasnifi meselesi tartışıla durmaktadır. Özellikle 30’lu yıllarda arşivin korunmasız hale gelmesi, birçok farklı yerdeki arşivlerin bilinçli bir şekilde yok edilmesi, Hazîne-i Evrak’tan bazı arşiv malzemelerinin SEKA’ya bir kısmının da Vagonlarla Bulgaristan’a satılarak gönderilmesi gibi facialar yaşandı. (Bkz. Bulgaristan’a Satılan Evrak ve Cumhuriyet Dönemi Arşiv Çalışmaları, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Yayınları, Ankara,1993.)
Oysaki, daha onaltıncı yüzyıldan itibaren arşivlere ehemmiyet verildiğinden, özellikle defterler özel sandıklarda korunmuş hatta, yukarıda da belirttiğim gibi “Hazîne-i Evrâk” adı verilmiştir. 18. yüzyılın ikinci yarısından itibaren Hazîne-i Evrak’a daha fazla ehemmiyet verilip, Padişah fermanları ile korunmaları emredilmiştir. Arşivler, zaman zaman tasnife tabi tutulmuş, defterler ve belgeler tasnifi olarak iki ana bölümde gerçekleşmiş, çok çeşitli fonlardan oluşmaktadır. Divan-ı Hümayun defterlerinden başlayarak, Bâb-ı Ali defterlerine kadar uzanan defter koleksiyonlarında sadece Mühimme defterleri 419 adede ulaşmaktadır. Eyalet Ahkam defterleri yüzleri bulmakta, Maliye’den müdevver Ahkâm defterleri ise 23.138 adede ulaşmaktadır. Berâtlar, Fermanlar, buyuruldular, Şukkalar, Kâimeler gibi belgeler ise on milyonlarla ifade edilmektedir.
Halen kaba tasnife tabi tutulmuş defter/belge sayısının 15 milyonu bulmadığı söylenmektedir. Yani belgelerin bugün için ancak yüzde onu tasnif edilebilmiş. (Bkz. Başbakanlık Osmanlı Arşivi Rehberi, Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel müdürlüğü Yayınları, Ankara, 2010) Başbakanlık Osmanlı Arşivi ile ilgili 1988’de Turgut Özal’ın Başbakanlığı döneminde ciddi bir yatırım yapılmış, Sultanahmet’teki özel idare binası arşive tahsis edilmişti.
