Toplanamıyoruz

Konuşmayan şirket ayakta duramaz. Geveze şirket yıl sonunu bulamaz. "Akıllı" şirket, konuşmasını, yani toplantı sanatını en iyi öğrenmiş olandır. Toplanamayan, toparlanamaz.

Tecrübeyle sabit: Toplantılarımızın çoğu verimsiz ve can sıkıcıdır. "Bir toplantının uzunluğu, katılımcı sayısının karesiyle doğru orantılıdır" diyor bir uzman. Demek ki, başarılı bir toplantının ilk şartı, gerekli sayıda katılımcıdır. İkincisi, toplantının gerçekten lüzumlu olması. Şöyle sözler işitmeyen var mı:

- Niçin toplanıyoruz bugün?

- Bugün Çarşamba ve biz her Çarşamba 8.30''da toplanırız, unuttun mu?

- İyi ama, dün geceyarısına kadar toplanıp, birçok şeyi konuşmadık mı? Altı saat sonra tekrar biraraya gelmenin anlamı ne?

- Haklısın. Ama şirket kurallarını çiğnemek de olmaz!

Uzmanlarımıza göre, başarılı bir toplantı için dört aşamalı bir planlama yaklaşımına sahip olmalıyız:

1. Amacınızı bilin.

2. Toplantıya kimlerin katılması gerektiğine karar verin.

3. Bir gündem hazırlayın.

4. Zaman ve yer ayarlaması yapın.*

Bu çok basit gözüken dört aşamanın birincisinden başlayalım. Kendimize ilk sormanız gereken soru şu: "Bu toplantı yapılmazsa, ne olur?" Yani, toplantının amacı ne? Gerçekten yapılmalı mı? Niçin?

Toplantılar amaca bağlı olarak iki genel gruba ayrılabilir: Bilgi alışverişini hedefleyenler ve/veya karar verilmesini gerektirenler. Birinci tür toplantılarda:

* Bir ürün veya hizmetle ilgili malumat temin edilir.

* Bir fikir veya rapor sunulur.

* Bilgi alışverişi yapılır.

* Bir hususta ilgili gruba danışılır.

* Bir karar hakkında ilgili kişi veya gruba bilgi verilir.

* Grubun yaratıcılık ve problem çözücülük vasfı teşvik edilir.

İkinci tür toplantılardaysa, mutlaka sonuç alıcı olmaya çalışılır. Ya bir problem çözülür; ya bir hususta müzakere yapılır veya önemli sayılabilecek kararlar verilir. Bazan, iki türün karışımı sayılabilecek toplantılar da yapılabilir. Ancak, hem enformasyonun hem de kararın aynı toplantıya sıkıştırılması sağlıklı karar verilmesini güçleştirebilir. Şirketiniz için gerekli bilgisayar programını, programı tanımak için yapacağınız toplantının hemen sonunda almaya karar verir, kısa bir müzakereyle işi bağlarsanız, muhtemelen yanlış karar vermiş olursunuz.

Toplantıya kimler katılmalı sorusu, en az amaç kadar önemlidir. Katılımcıların bir kısmı, toplantıda sunulması gereken verilere ve bilgiye sahipler mi? Diğerlerine toplantı öncesinde gerekli bilgiler ulaştırıldı mı? Her biri kendi alanında uzman mı? Tartışılması düşünülen konuyla irtibatlı olarak, yeterli sorumlulukları var mı? Toplantıya çağrılmamaları durumunda rahatsız olurlar mı? Farklı bakış açılarını temsil ediyorlar mı? Bulunması gerektiği halde, atlanan biri var mı?

Toplantının hazırlığını, zaman ve mekânını ise ayrıca ele alalım.

(*) Phil Hodgson & Jane Hodgson: Effective Meetings, London: Century Business, 1992, s. 33.