Makamlarda yönetici asistanı olmak ya da yöneticiler nelere dikkat etmeli

Bugünkü yazımızda makam sahiplerinin yanında sekreterlerin (yönetici asistanı) fonksiyonları ile zorluklarını ve imkanlarını açıklamaya çalışacağız.

Öncelikle sekreterlerin görevlerini açıklamamız gerekiyor. Aslında her işi yaparlar dersek çok da abartılı olmaz. Yöneticilerinin özel işleri dahil olmak üzere hemen hemen her işi doğrudan veya dolaylı olarak yaparlar ve bundan rahatsız da olmazlar. Nihayetinde her zorluğun yanında bazı imkanlar da vardır.

Yöneticinin okula giden çocuğu ile ilgili bir sıkıntı mı var, hemen gereği yapılır ve ilgililerle irtibata geçilerek sorun çözülür. Yöneticinin faturaları mı ödenecek hemen gereği yapılır. Gölge gibi yönetici takip edilerek içtiği sudan tutun da içeceği çayın demine veya içeceği karışıma kadar takip edilir. Yöneticiye hizmetlinin götüreceği çayı önce sekreter kontrol eder sonra çayın deminin uygun olup olmadığına bakarak çayın içilip içilmeyeceğine karar verilir.

Öyle ki makamdan ayrılan yöneticiler çoğu zaman eski sekreterlerine birçok işlerini yaptırmaya çalışırlar. Anlayacağınız sekreterlerin idareciliği mahirdir. Hem eskisinin hem de yenisinin iş ve işlemlerini idare ederler. Kendisini kasıp da eski sekreterini aramayan birçok yönetici şaşkınlıktan ne yapacağını bilemeyebilir. Çünkü görevde iken onun adına ve haberi dahi olmadan birçok sorun ve birçok iş kendiliğinden çözülmüştür.

Becerikli bir sekreter yönetici gibi birçok sorunu yöneticiye intikal ettirmeden yerinde çözer. Yani makama gelen talepler yöneticinin haberi dahi olmadan çözülür. Bu nedenle birçok kişi yöneticiye ulaşmak yerine sekreterine ulaşarak işini görmeye çalışır.

Sekreterlerin yaptığı işleri özetlersek yöneticilerden daha çok fonksiyon icra ettiğini görürüz:

Her türlü toplantı ve randevuları organize etmek. Yöneticilerin seyahatlerine ilişkin her türlü işi organize etmek. Her türlü özel fatura vb. ödemeleri yapmak. Yöneticinin kimle telefonla görüşeceğine karar vermek. Yöneticinin e-postaları dahil her türlü mesajını yönetmek. Ziyarete gelenlerden kimin yöneticiyle görüşüp görüşemeyeceğine karar vermek. Yöneticinin içeceği karışımların hazırlanmasını sağlamak. Yöneticilerin her türlü özel işini takip etmek. (Elbette özel işlerini yaptırmayanlar da vardır)

Listeyi daha uzatabiliriz ama sözün tamamını akıllı adamlara anlatmak gereksizdir diye düşünüyorum.

Üst düzey kamu yöneticilerinin büyük çoğunluğu göreve başladıklarında daha önce eski yöneticiyle birlikte görev yapan mevcut yönetici asistanlarıyla çalışmak istemezler. Daha önce çalıştıkları kurumlarda tanıdıkları ve güvendikleri yönetici asistanlarını tercih ederler. Hatta bazı yöneticiler gölgeleri gibi her gittiği yere daha önce çalıştıkları sekreterleri götürmek için çok büyük çaba sarfederler.

Birçok kişi bu durumu anlamsız bulabilir ve sanki sekreter yok gibi her gittiği yere aynı sekreteri götürüyor diye eleştirirler. Ancak nitelikli bir sekreter yöneticinin eli, ayağı, gözü ve kulağı olur. Niteliksiz bir sekreter ise adeta karabasan gibi yöneticinin kabusu olabilir. İşlerinin yoğunluğu nedeniyle birçok kişinin kendisine kin ve nefret duymasından dahi haberi olmayabilir. Çünkü kendisiyle görüşmek isteyenler görüşememişse veya toplantıda olduğu gerekçesiyle telefonlarına çıkılmamışsa sorun oluşabilir.

Hatta birçok sekreter yöneticilerinin aile hayatını dahi yakından bilir. Nasıl bilmesin ki yöneticiler ailelerinden daha çok sekreterleriyle muhatap olurlar.

Bir de sekreterlerin yöneticilerine sabahtan akşama kadar el bebek gül bebek muamelesi çekmesi varsa ki çoğu zaman böyle olur, işte bu durumu evlerinde de beklerlerse aile hayatı tehlikeye girebilir. Düşünün ki sekreter sabahtan akşama kadar size tazimde bulunuyor ve siz eve gittiğinizde farklı bir dünya ile karşılaşıyorsunuz. Sakın ola ki eve gittiğinizde eşinizden sekreterinizden beklediklerinizi beklemeyin, yoksa hayal kırıklığına uğrarsınız ve aileniz çatırdamaya başlar. Yani çay istemeden çayınızın gelmesini, sevdiğiniz karışımın önünüze gelmesini vb. beklemesin. Bu nedenle ev hayatı ile iş hayatını karıştırmamak gerekiyor.

Sekreterler yöneticilerini çok iyi analiz ettikleri için onların duruşlarına ve davranışlarına göre şekil alırlar. Elbette az da olsa bu durumun istisnaları vardır. İşinde ciddi ve saygın bir yöneticinin sekreteri kolay kolay yanlış yapamaz ve yöneticisinden habersiz iş ve işlemeleri takip edemez. Yani yöneticinin ciddiyeti ister istemez sekreterine yansıyacaktır. Bilinmelidir ki uyanık sekreterler yöneticinin yapısına göre yöneticiyi yönetmeye kalkışırlar. Öyle ki uyanık sekreterler yöneticilerini yönetirler ama yöneticiler yönetildiğinin dahi farkına varamayabilirler.

Sabah işyerine gelen bir yönetici kahvaltısını hazır bulur ve bu durum hoşuna giderse hatta sekreteri ile birlikte kahvaltı yapmaya kalkışırsa sıkıntı başlamış demektir. Belki sizlere garip gelebilir ama bu durumun yaygın olduğunun bilinmesi gerekmektedir.

Bir de sekreterine aile sırlarını açıklayan ve kabak gibi açılan bir yönetici ipin ucunu kaçırdı demektir.

Sonuç olarak yöneticilere ve adaylarına tavsiyemiz, siz siz olun bulunduğunuz makamı özel işlerinizde kullanmayın. Elbette zaman sorunu yaşayabilirsiniz. Ancak zaman yönetimini bilirseniz kendi işinizi kendiniz çok rahat yapabilirsiniz ve kimseye de muhtaç olmazsınız. Yani özel işlerinizi asla sekreterlerinize yaptırmayın. Bir de aile sırlarınızı sakın ha sakın paylaşmayın. Özetle ipin ucunu sakın kaçırmayın ve fonksiyon gaspına müsaade etmeyin. Sonra iplerin tamamen sekretere geçmesi kaçınılmaz olur ki bu durumda sizin de sonunuz gelmiş demektir. Elbette işini hakkıyla yapanlara diyecek bir şeyimiz olamaz. Zaten bizim yaptığımız sadece bir uyarıdır.